Introducción a las Bases de datos en Access

INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

Desde que el ser humano ha tenido la necesidad  de manejar o consultar información  las bases de datos han sido útiles, analicemos un tiempo atrás, las escuelas anteriormente no contaban con computadoras en el área de control escolar, sin embargo el personal que laboraba ahí podía realizar su trabajo sin mayor problema utilizando los archivos de cada estudiante, aunque era más tardado localizar a un alumno, generar certificados, hacer constancias,  entre otros; finalmente el uso de las bases de datos (archivos) permitían realizar los procesos solicitados.

El uso de sistemas de bases de datos automatizadas, se desarrolló a partir de la necesidad de almacenar grandes cantidades de datos, para su posterior consulta, producidas por las nuevas industrias que generaban gran cantidad de información.

A continuación se definen algunos conceptos básico

• Base de datos es un conjunto de datos almacenados y organizados bajo una estructura definida.
• Base de datos relacional los datos se organizan en tablas. Cada tabla tiene una o más columnas y filas.
• Tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los alumnos de una escuela, o las calificaciones de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de alumnos podamos obtener información sobre las calificaciones de éstos.
• Campos guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar.
• Registro se refiere a cada fila de la tabla.

Decimos que hay redundancia de datos cuando la misma información es almacenada varias veces en la misma base de datos. Esto se debe evitar siempre, la redundancia dificulta la tarea de modificar los datos, y es el motivo más frecuente de inconsistencia de datos. Además requiere un mayor espacio de almacenamiento, que influye un mayor costo  tiempo de acceso a los datos, esto provoca un problema de inconsistencia, es decir, que no todas las copias redundantes contienen la misma información. Así, si existen diferentes modos de obtener la misma información, y esas formas pueden conducir a datos almacenados en distintos sitios. El problema surge al modificar esa información, si lo sólo cambiamos esos valores en algunos de los lugares en que se guardan, las consultas que hagamos más tarde podrán dar como resultado respuestas inconsistentes (es decir, diferentes). Puede darse el caso de que dos aplicaciones diferentes proporcionen resultados distintos para el mismo dato.

Los problemas de integridad se suelen producir cuando varios usuarios están editando datos de la misma base de datos de forma simultánea. Por ejemplo, un usuario crea un nuevo registro, mientras otro edita uno de los existentes, y un tercero borra otro. El DBMS debe asegurar que se pueden realizar estas tareas sin que se produzcan errores que afecten a la integridad de la base de datos.

La integridad se refiere a que se deben especificar restricciones en el tipo de dato que contiene la información a almacenar. Con respecto a la seguridad se entiende como la autorización o privilegios que tiene cada uno de los usuarios para manipular la base de datos.

Sistema manejador de Base de Datos

El sistema de gestión de bases de datos es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas, programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad". El Sistema Manejador de Bases de Datos (DBMS, Database Manager System ) es conocido también como Gestor de Base de datos.