miércoles, 3 de julio de 2013

Tablas

Definición de tablas: Conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.

Creación de Tablas

Una vez creado el archivo de  base de datos lo que necesita es crear las tablas que le permitan almacenar datos, de tal forma que la información se encuentra organizada en filas y columnas.

En la ficha Crear se  encuentra el grupo de comandos Tablas, el cual tiene los siguientes comandos que permiten crear tablas:

  1. Tabla: Crea una nueva tabla vacía en la vista hoja de datos.


    2. Diseño de tabla (Vista Diseño): Crea una nueva tabla en blanco. De esta forma se pueden establecer los campos y sus propiedades.

Propiedades de los campos

En la parte inferior de la vista Diseño se encuentran las propiedades y los valores del campo. Cada campo tiene un tipo de dato del cual dependen las características específicas en la sección de propiedades del campo.

Algunos de los valores que puedes establecer de las propiedades en los campos son las siguientes:

  • Tamaño del campo: Establece la cantidad de caracteres que puede contener el campo, con lo que se limita la captura de datos.
  •      Formato: Muestra una lista desplegable con los formatos que puede contener el tipo de dato asignado al campo.
  •    Título: Establece el texto que Access muestra cuando captura datos en el campo, si no se especifica un título se muestra el nombre del campo.
  •      Valor predeterminado: Contiene el valor predeterminado del campo, si desea un valor diferente al predeterminado puedes capturarlo.
  •     Requerido: Requiere un sí o un no para determinar si Access necesitará un valor en este campo antes de guardar un registro en la tabla. Los campos clave necesariamente deben tener el valor de Sí, ya que no puede quedar un campo clave vacío. 
  •   Lugares decimales: Para el caso de los campos numéricos permite indicar el número de decimales despliega la cantidad.




martes, 2 de julio de 2013

Formularios

Introducción a las Bases de datos en Access

INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS

Desde que el ser humano ha tenido la necesidad  de manejar o consultar información  las bases de datos han sido útiles, analicemos un tiempo atrás, las escuelas anteriormente no contaban con computadoras en el área de control escolar, sin embargo el personal que laboraba ahí podía realizar su trabajo sin mayor problema utilizando los archivos de cada estudiante, aunque era más tardado localizar a un alumno, generar certificados, hacer constancias,  entre otros; finalmente el uso de las bases de datos (archivos) permitían realizar los procesos solicitados.

El uso de sistemas de bases de datos automatizadas, se desarrolló a partir de la necesidad de almacenar grandes cantidades de datos, para su posterior consulta, producidas por las nuevas industrias que generaban gran cantidad de información.

A continuación se definen algunos conceptos básico
  • Base de datos es un conjunto de datos almacenados y organizados bajo una estructura definida.
  • Base de datos relacional los datos se organizan en tablas. Cada tabla tiene una o más columnas y filas.
  • Tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los alumnos de una escuela, o las calificaciones de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de alumnos podamos obtener información sobre las calificaciones de éstos.
  • Campos guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar.
  • Registro se refiere a cada fila de la tabla.

Decimos que hay redundancia de datos cuando la misma información es almacenada varias veces en la misma base de datos. Esto se debe evitar siempre, la redundancia dificulta la tarea de modificar los datos, y es el motivo más frecuente de inconsistencia de datos. Además requiere un mayor espacio de almacenamiento, que influye un mayor costo  tiempo de acceso a los datos, esto provoca un problema de inconsistencia, es decir, que no todas las copias redundantes contienen la misma información. Así, si existen diferentes modos de obtener la misma información, y esas formas pueden conducir a datos almacenados en distintos sitios. El problema surge al modificar esa información, si lo sólo cambiamos esos valores en algunos de los lugares en que se guardan, las consultas que hagamos más tarde podrán dar como resultado respuestas inconsistentes (es decir, diferentes). Puede darse el caso de que dos aplicaciones diferentes proporcionen resultados distintos para el mismo dato.
Los problemas de integridad se suelen producir cuando varios usuarios están editando datos de la misma base de datos de forma simultánea. Por ejemplo, un usuario crea un nuevo registro, mientras otro edita uno de los existentes, y un tercero borra otro. El DBMS debe asegurar que se pueden realizar estas tareas sin que se produzcan errores que afecten a la integridad de la base de datos.
La integridad se refiere a que se deben especificar restricciones en el tipo de dato que contiene la información a almacenar. Con respecto a la seguridad se entiende como la autorización o privilegios que tiene cada uno de los usuarios para manipular la base de datos.

Sistema manejador de Base de Datos

El sistema de gestión de bases de datos es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas, programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad". El Sistema Manejador de Bases de Datos (DBMS, Database Manager System ) es conocido también como Gestor de Base de datos.